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军队院校零星采购这样操作

作者:张宝宇 发布于:2018-12-18 10:19:41 来源: 政府采购信息报/网
采购工作是连接战场和市场的桥梁和纽带,对于军队院校教学科研工作具有重要支撑作用。随着采购改革的不断推进,军队院校小额零星采购逐年递增,对 集中采购起到了很好的补充。加强小额零星采购的管理,提高这部分资金的使用效益、规范采购行为、预防腐败滋生、保障采购资金的安全使用,成为军队院校采购工作提升面临的瓶颈问题。本文以海军工程大学为例,介绍了他们在零星采购工作中的一些实践经验。
为了解决零星采购面临的各种问题,军委后勤保障部采购管理局携手全国知名电商建立了 军队采购网上商城。自2015年8月上线至今,网上商城产品质优价廉、服务便捷高效、过程公开透明,较好地保障了各级部队限额以下物资采购需要。但对于军队院校零星采购需求来说,, 军队采购网上商城模式也存在一些不足:如品种有限、配送周期较长、特定情况下服务无法保障等。
为了克服军队院校零星采购面临的困难,解决零星采购中存在的问题,确实提高零星采购工作效率,海军工程大学确立了"规范、监督、高效"的零星采购目标。通过建立零星采购相关规章制度、在零星采购中充分发挥新技术的作用、创新保障模式等方式,适应教学科研需求。
   完善体制和制度
海军工程大学先后制定了《海军工程大学零星采购管理暂行规定》《海军工程大学零星采购供应商管理暂行办法》《海军工程大学零星采购合同管理办法》《海军工程大学网络竞价暂行办法》等。近年来,学校将全校范围内的零星采购合理分类,针对工程、物资、服务和科研设备等多个领域零星采购制定合理的实施细则,明确了相关部门和人员在零星采购工作中的职责,做到分工明确,责任到人,制度覆盖,使采购工作有了制度保证。
学校针对具体岗位采取多维内控对策,与纪检部门等一起制定了《海军工程大学物资工程服务和科研采购纪检监督办法》《海军工程大学零星采购内控暂行办法》等,建立"小内控"和"大内控"机制。"小内控"为采购部门内部各个工作人员之间的相互制约;"大内控"是整个学校各个部门、参与方之间的相互制约。
完善的制度建设,使得学校纪检、审计、财务部门和经济管理方面的专家全程参加学校所有零星采购活动,并对各个环节保留电子证据,让不同部门充分参与和监督,形成了一套相互制约、责权利分明的监督机制,有效避免和预防了采购过程中的不合理现象。

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   信息化支撑
学校采取"小步、纠错、迭代、快跑"的做法,经过几年的建设,实现了零星采购的信息化、网络化,把零星采购的制度和运行机制,通过信息系统落实到实际工作中。将计算机系统与网络技术应用到零星采购管理全流程中,根据信息高速公路的特点,对零星采购实施流程再造,以方便用户和大幅度地提高零星采购工作效率为目标。
   ①构建零星采购工作信息支撑环境,奠定零星采购工作信息化基础。
零星采购的信息支撑环境包括软件和硬件建设。其中硬件建设利用已经成熟的军事综合信息网/大学校园网作为硬件支撑环境,将建设重点放在软件支撑环境上。主要建设内容包括零星采购所需要的软件环境。主要包括:
零星采购资源库,主要是零星采购有关的数据字典、系统环境变量、零星采购模式、零星采购流程数据集合,是其他系统运行的基础。
供应商库,是实现网上竞价的基础库,存储供应商数据,并依托该库建立供应商管理机制、供应商信用管理机制及供应商参与的采购活动管理。
采购法律法规库,收集各类采购法律法规。
零星采购业务库,主要包括零星采购业务过程、业务内容及业务处理的相关数据,是零星采购业务实施的关键内容。
   ②建立零星采购供应商信用体系,提高零星采购有效性。
系统建立了供应商管理模块,并通过对历史交易数据进行分析,对采购结果评估等手段,实现对供货商信用的管理,采购活动结束,系统根据成交供货商的供货价格、供货时效、商品质量、售后服务满意度进行评估并打分,系统自动将评价结果转换成"诚信指数",并形成供应商的诚信考核记录。建立供应商信用等级,对供应商信用进行管理,在零星采购,甚至 集中采购时,作为供应商评估的重要依据,有效解决了零星采购供应商响应不及时的问题,有效保障了零星采购的实施。
   ③实现网上竞价系统,确立零星采购工作方式。
网上竞价管理包括竞价管理、评标监督与管理、答疑等内容。其中网上竞价模式又可以分为三种:
   公开竞价:类似于拍卖模式。只要是在竞价结束时间内,供应商可以按需修改报价,每次的报价必须不同,而且供应商报价的价格都是公开的,其他供应商及 采购人员均可以查看。规定时间内,无新报价后,竞价结束。
   隐藏出价:设置报价的供应商数,只要报价供应商数达标,就可以进行比价,不用等竞价结束时间结束。其中供应商报价次数是有限制的,只能报价一次,不能修改,且报价是隐藏的。报价结束,系统选择价格最低的供应商。当最低价有两家供应商的报价的一样时,系统将根据随机抽取或者二次报价的方式选择供应商。
   限时出价:竞价时间截止就开始比价,每家供应商只能报价一次,系统将自动评选出一个最低报价供应商,如果在竞价时间截止时,供应商报价的人数低于最低人数限制,此竞价项目作废。当最低价有两家报价一样时,系统将根据随机抽取或者二次报价的方式选择供应商。其中,所有报价的价格都是隐藏的。只有等系统竞价结束,才公布中标的供应商。
网上竞价将原来零星采购中,单位与供应商"面对面"洽谈采购价格的形式变为 采购单位与多个供应商通过"背靠背"网上竞价的方式,变有限竞争为无限竞争,变相对封闭为相对开放,以批量规模优势吸引更多供应商加入竞争行列,有利于提高采购方话语权,使零星采购便捷、高效,同时大幅度降低零星采购成本,节约管理成本,提高零星采购的透明度,发挥零星采购的更大效益。
   保障模式创新
学校实现了超市化交货,解决了营区零星采购配送压力大的问题,同时采取线上与线下相结合的模式,与新零售思维不谋而合。
超市化采购将采购系统与企业资源管理系统衔接,把零星需求与大学采购统一起来,提高了零星采购的单次采购金额,对学校不同部门、不同种类的需求进行同类合并,提高了零星采购权限集中度,提高采购效率,控制 采购预算,减少可能存在的灰色交易。用户可在学校《工程物资服务零星采购供应平台》上查相关信息,在网上直接完成采购请求,使用方便。由于超市化采购实行跨部门、同种类需求合并的采购模式,因此对于供应商的要求较高:必须具备快速反应的服务能力、较高的信息化程度、与业务规模匹配的资金实力,提高了供应的可靠性和稳定性,保障了零星采购的履约度。
为了把《工程物资服务零星采购供应平台》线上与线下相结合,学校2015年暑期对集中采购中心进行扩建改造,中心总面积接近1000㎡,建有仓储式供应大厅、一个机房档案室、一个小型仓库、一个配货间。其中仓储式售卖大厅借鉴了山姆会员店和麦德龙超市的模式,上面储存货物,下面摆样,解决仓库问题同时,最大限度的扩大了营业面积。
供应大厅实行零利润保障,不是有偿服务,采购机构不追求任何利润,确保了价格的公开透明,最大限度保留了采购成果,取得了很好的社会效益。同时,采购机构实现无现金结算,避免了潜在的廉政风险。
实行零星采购新模式以来,采购价格低于市场最低价10%以上,采购周期也大大缩短,实现了售后的本地化,有力保障了大学建设。实现了从物资采购向工程物资服务"三采合一"的转变,从办公用品向多品类、高技术商品的拓展,从保障学校教学科研工作向服务全校教职员工及家属的延伸,取得了良好的经济效益、军事效益和社会效益,为学校加快建设世界一流海军院校提供了有力保障。

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